各区市档案局（馆），国家级开发区档案馆（档案管理机构），南海新区档案管理机构，市直有关部门、单位，中央、省属驻威有关单位：

　　《中共威海市委、威海市人民政府关于威海市人民政府职能转变和机构改革的实施意见》（威发[2014]15号）已经下发实施，为切实做好相关机构改革中的档案管理工作，确保机构改革中各类档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》以及相关法律法规文件要求，现就有关事项通知如下：

　　一、要高度重视机构改革中的档案管理工作

　　机构改革单位的档案是该单位职能活动和历史演变的真实记录，是备以查考的真实凭证和历史依据，是不可再生的宝贵资源，是国家档案资源的重要组成部分。各级各有关部门、单位要高度重视机构改革中的档案管理和处置工作，要将档案管理和处置工作纳入机构改革工作的总体部署，科学制定档案管理和处置工作方案。属于“撤、并、转”的单位，要明确专门的机构和人员负责各类档案的处置，按照相关规定做好档案的整理与移交工作，严格办理交接手续，任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案。新组建的单位要及时明确档案管理机构和档案管理人员，建立健全档案管理工作机制，有序地开展档案管理工作。要按照新职能、新设立的内部机构，重新编制好涵盖本单位各类文件材料归档范围和保管期限表在内的综合档案归档方案，并按有关规定报本地档案行政管理部门审批、备案。

　　二、要明确机构改革单位档案的归属与流向

　　依据国家档案法律法规，机构改革单位档案的处置要以维护单位历史真实性和完整性为原则，各单位在原机构变动前形成的全部档案（除在职人员和离退休人员的人事档案以外）为一个整体，不得分散。其归属和流向按以下规定执行：

　　（一）撤销、不再保留的机构，其全部档案由原单位直接向本行政区域内综合档案馆移交。

　　（二）新成立的独立机构，必须按照有关规定做好建档工作。

　　（三）由两个或两个以上的机构合并组建为一个新机构，其全部档案由原单位在组建前直接向本行政区域综合档案馆移交，新组建单位所形成的档案按新单位名称另立全宗管理。

　　（四）原机构已撤销，其职能整体并入其他机构且在其他机构仍加挂原机构牌子或对外继续使用原机构名称的单位，档案由原单位直接向本行政区域综合档案馆移交。

　　（五）机构保留，但职能与业务范围部分发生变动，或隶属关系发生改变的单位，档案仍由原单位保管。

　　三、切实做好机构改革中的档案移交工作

　　凡涉及机构改革的部门、单位，都要按照档案归属与流向的规定，做好档案的整理与移交工作。

　　（一）移交内容。机构改革中凡属于直接向本行政区域综合档案馆移交档案的部门、单位，其移交的档案是指原机构存续时保管与形成的全部档案资料，包括文书档案、科技档案、专业档案、实物档案、声像档案和重大活动档案等。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、全宗卷等。

　　（二）整理要求。各移交部门、单位要按有关标准对应移交全部档案进行系统整理、编目，编制好移交清册、连同电子版本目录一并向本行政区域综合档案馆移交。各类档案的整理规范及检索工具编制的要求如下：

　　1、文书档案的整理，2000年以前的档案以“卷”为单位进行整理。2001年以后的档案按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）以“件”为单位进行整理。

　　2、科技档案的整理，符合《科技档案案卷构成一般要求》（GB/T 11822-2008）的要求。

　　3、专业档案的整理，不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求，如会计档案符合《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）和《会计档案案卷格式》(DA/39-2008)的要求。

　　4、荣誉、公务纪念品等实物档案以及照片、录音、录像等声像档案的整理，要符合本行政区域档案管理部门的具体要求。威海市直部门、单位的实物档案、声像档案、资料的目录编制标准到“威海市档案信息网站”— “业务指导”栏目下载。

　　5、检索工具的种类和要求。移交档案时，必须移交相应的纸质目录各一式三份、电子目录及全宗介绍。电子目录要求按照本区域档案行政管理部门指定的档案管理软件生成。有条件的单位可完成档案全文数字化，同步移交档案全文数据。各单位须按照《全宗指南编制规范》（DA/T14-94）编写该单位的全宗介绍。

　　（三）移交要求。各级各机构改革的部门、单位，要认真按照《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》等法律法规及本通知的规定要求，由原单位的档案管理人员将完成了系统整理、检索工具编制的各类档案及电子目录数据，编制好移交清册，直接向本行政区域综合档案馆移交。各级各部门、单位必须明确责任人，按要求切实做好移交工作。如有不移交或造成档案遗失、损毁现象，将按照有关法律法规严肃追究有关人员和领导的法律责任。

　　（四）移交时限。各级各有关机构改革部门、单位要严格执行上述规定，并规范整理好本部门、单位各类档案后及时完成移交。

　　威海市直涉及机构改革的部门、单位请于6月30日前按要求向威海市档案馆完成以上各类档案的移交。

　　联系人：谷鸣、于宁

　　联系电话：5226172、3665397

　　威 海 市 档 案 局

　　2015年3月9日